قانون پارکینسون از مدیریت زمان و بازدهی تا کنکور

آیا تا به حال اسم قانون یا اصل پارکینسون به گوش شما خورده است؟ احتمالا شما هم تا امروز برای خود یا اطرافیانتان گوشی موبایل خریده‌اید. یکی از ویژگی‌هایی که ما موقع خرید یک گوشی موبایل به آن توجه داریم، حافظه داخلی آن است. در واقع ما معمولا سعی می‌کنیم گوشی‌ای بخریم که حافظه داخلی بیشتری دارد. به این امید که دیگر با مشکل پر شدن حافظه داخلی مواجه نخواهیم شد. اما آیا واقعا چنین چیزی اتفاق می‌افتد؟ تجربه ثابت کرده که فرقی ندارد ظرفیت گوشی تلفن همراه ما چقدر است، ما در نهایت دیر یا زود آن را پر می‌کنیم. این مثال واضح و در عین حال جالبی از قانون پارکینسون است. قانونی که به ما می‌گوید همیشه افزایش منابع و زمانی که ما در اختیار داریم، موجب افزایش بهره‌وری ما نخواهد شد.

قرار است در این مقاله به سراغ قانون پارکینسون، کاربردها و نمودهای آن در زندگی روزمره و نحوه استفاده از آن برای افزایش بازدهی خود برویم. اما قبل از اینکه بخواهیم این موارد را بررسی کنیم، اجازه بدهید کمی با خود آقای پارکینسون بیشتر آشنا شویم.

آشنایی با پدید آورنده قانون پارکینسون

سیریل نورث‌کوت پارکینسون تاریخ نگار بریتانیایی بود که علیرغم کارنامه‌ی پر بارش، بیشتر مردم او را با قانون پارکینسون می‌شناسند. او در طول عمرش حدود 60 کتاب نوشت و معمولا هم در کتاب‌هایش لحنی گزنده و گاهی تلخ داشت. اما پارکینسون بیش از هرچیز با کاغذبازی‌های اداری و نظام‌هایی که به این شکل بر مردم حکومت می‌کردند مشکل داشت. در واقع ایده اصلی قانون پارکینسون هم از همین جا درون ذهن او شکل گرفت. مثلا یکی از چیزهایی که همیشه مورد انتقاد او بود این بود که چرا ادارات دولتی هر سال نیروی کار جدید استخدام می‌کنند و به تعداد کارمندانشان می‌افزایند. آن هم در حالی که حجم کار آن‌ها افزایش پیدا نکرده است.

او نخستین بار و در سال 1955 بود که در مقاله‌ای برای نشریه اکونومیست، ساختار اداری نیروی دریایی بریتانیا (که خودش سال‌ها در آن مشغول به کار بود) را به سخره گرفت. البته هدف اصلی پارکینسون انتقاد از کل ساختار اداری بریتانیا بود. این مقاله به شدت مورد توجه قرار گرفت و طولی نکشید که سایر نویسندگان در نوشته‌هایشان به قانون پارکینسون ارجاع می‌دادند. خودِ پارکینسون هم که از استقبال و تمجید دیگران خشنود به نظر می‌رسید، تصمیم گرفت این مقاله را دوباره بنویسد و این بار مطالب جدیدی را هم به آن اضافه کند. سرانجام او در سال 1957 کتاب قانون پارکینسون را روانه بازار کرد. علاوه بر اصل پارکینسون، او با قانون پیش پا افتادگی هم شناخته می‌شود.

اگرچه قانون پارکینسون ابتدا در مدیریت و زمینه‌هایی مانند آن مورد توجه و استفاده قرار گرفت، اما امروز کاربردهای بسیار زیادی دارد. از جمله آن‌ها می‌توانیم به قانون پارکینسون در مطالعه و درس خواندن و حتی کنکور اشاره کنیم. 

تعریف قانون پارکینسون

اجازه دهید برای تعریف دقیق و کاربردی این اصل، به سراغ چند مثال برویم:

• یک معلم تصحیح کردن برگه‌های دانش‌آموزان یا دانشجویان را تا آخرین روزی که باید نمراتشان را وارد کند به تعویق می‌اندازد.
• اگر قصد انتخاب هدیه برای تولد دوستتان را داشته باشید و یک روز را به این کار اختصاص دهید، احتمالا تا پایان آن روز درگیر انتخاب هدیه خواهید بود.
• یک کاسب، تقریبا تا آخرین روزی که برای ارسال نامه مالیات خود وقت داشته باشد، این کار را به تعویق می‌اندازد.

این‌ها مثال‌هایی بودند که امیدوارم به شما در درک بهتر معنا و مفهوم قانون پارکینسون کمک کرده باشند. اما اگر تعریف مشخصی برای قانون پارکینسون بخواهیم می‌توانیم بگوییم:

“قانون پارکینسون به ما می‌گوید که مهم نیست چقدر زمان و منابع در اختیار ما قرار دارد، ما تا زمانی که خودمان را محدود نکنیم و برای خود ضرب‌العجل مشخص نکنیم، سعی می‌کنیم تمام وقت و منابع خود را برای آن کار مصرف کنیم.”

این یعنی اصل پارکینسون در واقع نقطه مقابل بهره‌وری و افزایش بازدهی است. البته خود این قانون به تنهایی کاری انجام نمی‌دهد، بلکه رفتارهایی که ما در این راستا انجام می‌دهیم را توجیح می‌کند. خب، حالا دوست دارید چند نمونه دیگر از اصل پارکینسون را در زندگی روزمره ببینید؟

همچنین بخوانید: اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ چیست +نقش آن بر زندگی ما

قانون پارکینسون در زندگی روزمره

همانطور که پیش‌تر هم گفتیم، قانون پارکینسون دلیل رفتارهای ما نیست. اما بیایید با هم چند مثال دیگر از آن در زندگی هر روز خودمان را ببینیم:

• مثلا خودِ من! اگر مدیرم از من می‌خواست که امروز فقط همین یک مقاله را بنویسم، احتمالا از صبح تا ظهر کارهای شخصی خودم را انجام می‌دادم. ظهر بیرون می‌رفتم و یکی از دوستانم را ملاقات می‌کردم. عصر که برگشتم کمی استراحت می‌کردم و شاید در نهایت ساعت 8-9 شب شروع به نوشتن این مقاله می‌کردم. می‌پرسید چرا؟ چون من تمام روز را برای نوشتن این مقاله وقت داشتم!
• یا خودِ شما! اگر از شما بخواهند مبلغ شارژ ساختمان را هر ماه واریز کنید، احتمالا تا ساعت 12 شب روز اول ماه صبر می‌کنید و بعد این کار را انجام می‌دهید. شاید خودتان اسم این کار را مدیریت منابع مالی بگذارید، اما بیخیال! قانون پارکینسون می‌گوید که شما این کار را انجام نمی‌دهید چون تا آن روز و ساعت برای انجام دادن آن زمان و فرصت دارید!
• یا حتی دیگران! اصلا به این فکر کردید که چرا بیشتر مردم در ادارات باید مدت‌ها منتظر باقی بمانند تا در نهایت رئیس اداره نامه آن‌ها را امضا کند؟ چون رئیس برای یک امضای کوچک، تمام روز را وقت دارد! تازه اگر هم موفق نشود پای برگه شما را امضا کند باز هم شغل او در خطر نیست.

 این موارد و شاید ده‌ها و صدها مورد دیگر را می‌توانیم زیر چتر اصل پارکینسون قرار بدهیم. اما اصل پارکینسون بیش از هر جایی، در مطالعه و درس خواندن به ما ضربه می‌زند!

قانون پارکینسون در مطالعه و کنکور

درس خواندن در شب امتحان را به خاطر دارید؟ خب این بهترین و واضح‌ترین نمونه از قانون پارکینسون است! مثلا اگر برای یک امتحان 3 روز وقت داشته باشیم، چه کار می‌کنیم؟ آیا از روز اول برنامه‌ریزی می‌کنیم و به دقت و با حوصله تک تک منابع امتحانی را مطالعه می‌کنیم؟ یا اینکه از دو روز اول لذت می‌بریم و عصر روز سوم تازه یادمان می‌افتد که امتحان مهمی داریم و هنوز برای آن مطالعه نکردیم؟

به نظرم مورد دوم باورپذیرتر است. حداقل تا جایی که من دیدم، بیشتر افراد به جای اینکه به تدریج مطالب درسی را مطالعه کنند، ترجیح می‌دهند آن‌ها را شب امتحان بخوانند. اما این عادت غلط باعث افت نمرات، عدم یادگیری و در نهایت عدم نتیجه‌گیری ما در امتحانات می‌شود. اما این تنها مثال قانون پارکینسون در مطالعه نیست.

اگر کنکوری باشید یا قبلا کنکور داده باشید، احتمالا با گوشت و پوست و استخوانتان قانون پارکینسون را لمس کردید! بیشتر دانش آموزان در سال منتهی به کنکور، از همان ابتدای سال به فکر برنامه ریزی برای کنکور و مطالعه آن نیستند. شاید کم و بیش برای آن مطالعه کنند، تست بزنند یا حتی در آزمون‌های شبیه‌ساز شرکت کنند، اما به طور جدی برای کنکور مطالعه نمی‌کنند. اما در ماه‌های انتهایی و تقریبا بعد از عید نوروز، تازه به فکر این می‌افتند که برای موفقیت در کنکور باید با برنامه‌ریزی درس بخوانند. نتیجه این می‌شود که تازه شروع می‌کنند به مطالعه جدی و در بیشتر موارد هم موفق نمی‌شوند تا در رشته و دانشگاه مورد نظرشان قبول شوند. در حالی که اگر از همان ابتدا با برنامه‌ریزی خودشان را محیای شرکت در کنکور می‌کردند، شانس به مراتب بیشتری برای قبولی در این آزمون داشتند.

روش مقابله با قانون پارکینسون

بعد از این همه پر حرفی و توضیحات، نوبت به این می‌رسد که بفهمیم چگونه می‌توانیم با توجه به اصل پارکینسون، عادت‌ها و رفتارهای خود را تغییر دهیم و به نوعی اثر این قانون را خنثی کنیم. راهکارهایی که در ادامه با شما به اشتراک می‌گذاریم کمکتان می‌کنند تا از زمانی که دارید بیشتری بهره را ببرید و بازدهی خود را بدون توجه به قانون پارکینسون چند برابر افزایش دهید. فراموش نکنید که موارد زیر را چه در هنگام مطالعه و درس خواندن و چه برا افزایش بهره‌وری در زندگی روزمره می‌توانید استفاده کنید.

1- هدف گذاری کنید

اولین مرحله برای غلبه بر قانون پارکینسون هدف گذاری است. تا زمانی که اهداف درستی نداشته باشید، احتمالش زیاد است که به اهمال کاری روی بیاورید. پس قبل از هرچیز باید اهدافتان را مشخص کنید. اهداف شما باید:

• واقع بینانه
• قابل دسترسی
• ملموس
• و تاثیرگذار باشند

هدف گذاری باعث می‌شود ما از مسیر خود منحرف نشویم و بتوانیم با سرعت و دقت بیشتری حرکت کنیم. یادتان باشد که علاوه بر هدف، باید زمان و منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن را هم مشخص کنید. همچنین سعی کنید گام‌هایی که در این راستا باید بردارید را مشخص کنید. مثلا اگر هدف شما این است که درس زیست را تا پیش از عید تمام کنید، مشخص کنید که چه میزان زمان و چه کتاب‌هایی را برای این کار نیاز دارید.

2- اولویت بندی داشته باشید

دومین نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید اولویت بندی است. قطعا تمام اهداف و کارهایی که شما در فهرست خود قرار می‌دهید از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند. پس بهتر است پس از هدف گذاری، اولویت‌های خودمان را مشخص کنیم. برای این کار کافی است کارهایی که وقت بیشتری از شما می‌گیرند را اولویت خود قرار دهید. مثلا اگر به طور متوسط وقت بیشتری را صرف مطالعه ریاضی می‌کنید تا شیمی، بهتر است آن ریاضی را در اولویت قرار دهید.

3- ضرب العجل تعیین کنید

سومین مورد این است که ما خودمان را از لحاظ زمانی محدود کنیم. اگر یادتان باشد، تقریبا در تمامی مثال‌های قانون پارکینسون، نداشتن محدودیت زمانی قابل مشاهده بود. برای همین هم اگر می‌خواهید دیگر در دام این اصل نیفتید، بهتر است که برای هر کار و هدف خود ضرب العجل تعیین کنید. یادتان باشد که ضرب العجل‌ها برای افزایش بازدهی شما هستند. پس آن‌ها را طوری تنظیم نکنید که فشار را بر روی دوش شما زیاد کنند. توجه به مواردی که در هدف گذاری به آن‌ها پرداختیم کمکتان می‌کند تا ضرب‌العجل‌های واقع‌بینانه‌تری مشخص کنید.  

4- از ابزارها کمک بگیرید

خوشبختانه ابزارها و اپلیکیشن‌های زیادی برای برنامه ریزی و مدیریت زمان طراحی شده‌اند. یکی از بهترین آن‌ها هم اپلیکیشن Focus To Do است. این اپلیکیشن به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها و کارهای روزمره خود را در آن ثبت کنید. سپس با استفاده از پومودورو می‌توانید مطالب درسی یا کارهای خود را به مرور و بدون خستگی انجام دهید. پیشنهاد می‌کنم حتما این برنامه را روی گوشی تلفن همراه و کامپیوتر خود نصب کنید و با استفاده از آن اثر قانون پارکینسون را خنثی کنید.

دانلود اپلیکیشن Focus To Do: اندروید   ویندوز   iOS

5- حواس پرتی را کاهش دهید

تقریبا در تمام مقالات افزایش تمرکز خود گفتیم که اگر به دنبال متمرکز بودن و افزایش بازدهی هستید، باید عوامل حواس پرت کن را از خودتان دور کنید. برای مثال حتی اگر برای خودتان ضرب العجل هم تعیین کرده باشید، باز هم وسوسه می‌شوید که در هنگام کار یا مطالعه، سری به اینستاگرام یا گوشی خود بزنید. پس بهتر است که هنگام انجام کار یا مطالعه هرچیزی که ممکن است حواس شما را پرت کند را کنار بگذارید و از خود دور کنید. استفاده از تکنیک پومودورو که در راهکار قبلی به آن اشاره کردیم می‌تواند به شما در این کار کمک کند.

علاوه بر این پیشنهاد می‌کنم مقاله شرایط مطالعه را هم حتما بخوانید. مخصوصا اگر دوست دارید قانون پارکینسون را هنگام مطالعه خنثی کنید.

6- به مولتی تسکینگ نه بگویید

مولتی تسکینگ یا انجام دادن چند کار به صورت همزمان بلای جان تمرکز شماست! تا وقتی فکر کنید می‌توانید چند کار را به صورت همزمان انجام دهید، در دام قانون پارکینسون گرفتار خواهید شد. یک مثال ساده برای آن درس خواندن یا کار کردن جلوی تلویزیون است! بعضی‌ها اعتقاد دارند که می‌توانند در حالی که مسابقه فوتبال تیم محبوبشان را می‌بینند، درس بخوانند یا کار بکنند. استدلالشان هم این است که آن‌ها حواسشان به کار یا درس است و فقط وقتی موقعیت خطرناکی ایجاد شود یا گلی رد و بدل شود تلویزیون را نگاه می‌کنند.

اگرچه شاید این افراد واقعا همینکار را انجام دهند، اما نمی‌دانند همین نیم نگاهی که به تلویزیون می‌اندازند تا چه اندازه باعث از دست رفتن تمرکزشان می‌شود. وقتی ما مدام تمرکزمان را از دست دهیم، بازیابی آن برایمان دشوار می‌شود. در نتیجه سرعت مطالعه یا کار کردنمان به شدت کاهش پیدا می‌کند. در نهایت هم نمی‌توانیم کارهای خود را به موقع انجام دهیم و زمان خود را مدیریت کنیم.

همچنین بخوانید: افزایش تمرکز در مطالعه کنکور به کمک ۷ تکنیک طلایی

از تکنیک جعبه زمانی یا Time Boxing استفاده کنید

آخرین راهکار پیشنهادی ما برای مقابله با قانون پارکینسون تکنیک تایم باکسینگ است. این روش برای مدیریت زمان استفاده می‌شود و بیشتر افرادی که از آن استفاده کردند شاهد بهبود چشمگیر عملکرد خود در انجام کارهایشان شدند. برای استفاده از این روش کافی است خودتان را مجبور کنید که در یک مدت زمان مشخص (مثلا یک یا دو ساعت) کاری که به شما محول شده است را حتما تمام کنید. استفاده از این روش باعث می‌شود که شما تمام توان خودتان را به کار بگیرید و زمان خود را با انجام کارهای نه چندان مفید هدر ندهید. مثلا اگر به مثال خرید هدیه برای تولد برگردیم، شما می‌توانید فقط 2 ساعت زمان را به انجام این کار اختصاص دهید. به این ترتیب دیگر در دام کمال گرایی (خرید بهترین هدیه ممکن) و البته اصل پارکینسون نمی‌افتید.

سوالات متداول درباره قانون پارکینسون