برنامه ریزی در ۵ گام به روش GTD

همه ما انسان‌ها در قرن بیست و یکم توسط اطلاعات زیادی محاصره شده ایم. اطلاعاتی که بسیاری از آن‌ها برای زندگی ما مهم است و در واقع ما برای رشد و پیشرفت خود به آنها نیاز داریم. یادگیری این اطلاعات به ما کمک خواهد کرد تا در زندگی شغلی و تحصیلی و شخصی خود، بهتر به کارهایمان برسیم. در حالی که عدم موفقیت در برنامه ریزی و دسته بندی کارها، باعث خشم و ناراحتی ما خواهد شد. روشی که امروز قرار است در مورد آن صحبت کنیم به روش برنامه ریزی GTD  مشهور است که توسط دیوید آلن (David Allen) اختراع شده و بسیاری از چهره‌های برجسته دنیا از آن برای بهبود عملکرد خود استفاده کرده‌اند.

این روش بر پایه این بنا شده که شما تقریبا هیچ کاری را نصفه و نیمه انجام ندهید و همانطور که از اسمش یعنی Getting Things Done پیداست، قرار است به کمک این سبک برنامه ریزی تمام کارهای خود را تمام کنید. پس اگر دوست دارید با استفاده از GTD  یک قدم دیگر به سمت رشد و توسعه فردی نزدیک شوید، این مقاله هوش برتر ایرانیان را از دست ندهید.

اهمیت برنامه ریزی به سبک GTD

زمان مهمترین و ارزشمند ترین سرمایه و دارایی شماست. دلیل آن هم غیر قابل جایگزین بودنش است. اگر ما نتوانیم با برنامه ریزی صحیح و اصولی، زمانی که در اختیار داریم را مدیریت کنیم، در انجام کارهای خود به مشکل برخواهیم خورد. مثلا ممکن است وقت نکنیم به موقع پروژه‌ای که به ما محول شده را تحویل دهیم. یا نتوانیم برای امتحانی که چند وقت دیگر باید در آن شرکت کنیم به خوبی آماده شویم.

هر دوی این شرایط ممکن است برای ما تبعات بسیاری سنگینی را به دنبال داشته باشند. مثلا فکر کنید شما یک سال تمام برای کنکور مطالعه کرده‌اید. اما حالا که نوبت به جمع بدی کنکور رسیده است، دیگر حس درس خواندن ندارید و آن را پشت گوش میندازید. نتیجه این اتفاق عدم موفقیت شما و حتی تغییر مسیر زندگیتان خواهد بود.

چرا علیرغم برنامه ریزی در طول روز تمرکز کافی نداریم؟

البته صرف برنامه ریزی هم ممکن است به شما در داشتن تمرکز کمک نکند. بلکه نوع روشی که در نوشتن برنامه خود از آن بهره می‌گیرید اهمیت بیشتری دارد. در ادامه به چند دلیل عمده عدم تمرکز خواهیم پرداخت.

پروژه های باز مغز خود را ببندید

یکی از بزرگترین دلایلی که موجب عدم تمرکز ما در طول روز می‌شود، پروژه های باز درون ذهنمان هستند. این پروژه ها همان کارهایی هستند که ما آنها را نصفه و نیمه انجام داده‌ایم. مثلا ایمیلی که باید به کارفرما بفرستیم، اما هنوز آن را ارسال نکرده‌ایم، یا تماسی که باید با مادر یا همسرمان بگیریم و مدام آن را به تعویق می‌اندازیم. یکی از اصلی ترین اصول برنامه ریزی و مدیریت ذهن این است که شما بتوانید به خوبی این اتفاقات را دسته بندی کرده و به آنها رسیدگی کنید.

بدین ترتیب شما فضای داخلی مغز خود را برای رسیدگی فکر کردن و خلق ایده‌های نو باز خواهید گذاشت و آن را با اطلاعات ناقص پر نخواهید کرد. اما اگر این کار را انجام ندهید مغز خود را بیش از حد شلوغ کرده‌اید و در نتیجه دچار مه آلودگی مغزی خواهید شد.  

از اثر زایگارنیک غافل نشوید

جالب است بدانید که این پروژه های ناتمام که در مورد آنها صحبت کردیم، بخش بیشتری از مغز و ذهن ما را اشغال می‌کنند. اما این موضوع از کجا نشات می‌گیرد؟ اثر زایگارنیک که توسط خانم زایگارنیک کشف شد دقیقا بر همین موضوع دلالت دارد.

روزی خانم زایگارنیک به یک رستوران رفت و متوجه شد گارسون‌ها سفارشات مردم را روی کاغذ یادداشت نمی‌کنند و صرفا آنها را تا زمانی که تحویل داده شوند به خاطر می‌سپارند. این یعنی آنها بلافاصله بعد از تحویل سفارش، آن را فراموش می‌کردند. خانم زایگارنیک تصمیم گرفت آزمایشی انجام دهد و برای آن دو گروه را به سینما برد. او اجازه داد که گروه اول فیلم را کامل ببینند اما ۱۰ دقیقه پایانی فیلم را برای گروه دوم نمایش نداد. سپس سوالاتی در مورد فیلم را به هر دو گروه داد. در کمال تعجب گروه دوم به این سوالات بهتر پاسخ دادند.

دلیل این اتفاق این است که هر وقت کاری به طور کامل در ذهن ما پایان نپذیرد، ما به صورت ناخودآگاه بیشتر به آن فکر می‌کنیم. برای همین هم در برنامه ریزی به سبک GTD  اساس بر این است که ما تمام کارهایی که بهمان محول شده را به طور کامل انجام دهیم. چگونه؟ در ادامه خواهیم دید.

چگونه به کمک GTD برنامه ریزی کنیم؟

اما چگونه می‌توانیم این حجم از اطلاعات را درون ذهن خود تقسیم بندی کنیم؟ برای این که از شر کارهای نصفه و نیمه و ناقص و اطلاعات زیاد درون ذهنمان خلاص شویم، باید اول یک خانه تکانی اساسی انجام دهیم. این یعنی باید افکار و مشغولیات ذهن خود را بیرون بیاوریم. به این ترتیب فضای داخل ذهن ما بیشتر خواهد شد و این موضوع به ما کمک میکند که ذهنی خلاق داشته باشیم. 

به طور کلی ما باید ۵ مرحله را در طی این روش برنامه ریزی پشت سر بگذاریم که عبارتند از:

1. جمع آوری
2. تعریف
3. ترتیب
4. مرور
5. شروع

قبل از اینکه ادامه بدهیم، بهتر است این لوازم را تهیه کنید و بعد برنامه ریزی به سبک GTD را با هم شروع کنیم:

1. تکه های کاغذ
2. ۵ عدد ظرف یا سطل کوچک یا هر محفظه ای که بتوانید در آن کاغذها را بیندازید.
3. یک خودکار یا مداد یا ماژیک
4. تقویم
5. دفتر برنامه ریزی یا یک سررسید
6. یک فضای آرام

مرحله اول برنامه ریزی  ، جمع آوری

پیش تر گفتیم که ذهن ما انباری ذخیره اطلاعات نیست. بلکه کارخانه ای است که در آن باید ایده‌ها و اطلاعات را به خوبی در آن پرورش دهید. برای همین هم شما باید به کمک همان کاغذهایی که فراهم کردید، ذهن خود را خالی کنید. این کار فضا را برای فکر کردن  و برنامه ریزی باز خواهد کرد.

• حال باید تکه های کاغذ را در کنار خود بگذارید.
• پیشنهاد من به شما این است که ۵۰ تکه کاغذ را برای خود آماده کنید.
• حتی اگر این کار را تا الان انجام نداده‌اید اول آنرا انجام دهید و سپس ادامه این مقاله را مطالعه کنید.
• حالا نوبت به آن می‌رسد که ایده ها را روی این تکه های کاغذ بنویسید.
• فراموش نکنید که نباید کلی نویسی کنید.
• بهتر است که مطالب را به شکل کلمات کلیدی بنویسید.

مرحله دوم برنامه ریزی ؛ تعریف

بعد از پایان مرحله اول، شما احتمالا ۳۰ تا ۵۰ عدد کاغذ دارید که بر روی آن نام پروژه‌ها و کارهایی که باید انجام بدهید و در ذهنتان وجود دارند را یادداشت کرده‌اید. حالا بخش اصلی کار ما شروع خواهد شد. ما باید با پرسیدن سوالاتی از خودمان، پروژه‌هایمان را دسته بندی و اولویت بندی کنیم. اما چه سوالی باید از خود بپرسیم؟

سوال اول

آیا این کار (پروژه) در حال حاضر انجام شدنی و عملی هست؟
(با توجه به شرایطمان)

این سوال را در مورد همه‌ی آن کارها و پروژه هایی که یادداشت کرده‌اید از خودتان بپرسید. اگر پاسخ شما به این پرسش بله بود، کاغذی که نام کار یا پروژه را بر روی آن نوشته‌اید درون ظرف شماره ۱ بیندازید. اما اگر پاسخ شما خیر بود، آن را درون ظرف شماره ۲ بیندازید. بدین ترتیب شما کارهای خود را اولویت بندی کرده و برای یک برنامه ریزی دقیق آماده شده‌اید.

مثلا فرض کنید که شرکت در کارگاه تندخوانی یکی از کارهایی است که روی کاغذ نوشته‌اید. خب این کار جزو اولویت های شماست، پس باید آن را هرچه زودتر انجام دهید. به همین دلیل هم کاغذ را در ظرف شماره ۱ میندازید. سپس کاغذ بعدی را برمیدارید که روی آن نوشته شده “یادگیری زبان آلمانی”. خب یادگیری آلمانی در حال حاظر اولویت شما نیست. پس کاغذ آن را باید در ظرف شماره ۲ بیندازید.

شما هم بهتر است همین حالا و قبل از رفتن به سراغ مرحله بعدی این مرحله را انجام دهید.

سوال دوم

تا اینجا دو ظرف ما پر شده‌اند. به همین دلیل هم باید باز هم آن ها را دسته بندی کنیم. برای این منظور ما باید این سوال را از خود بپرسیم:

آیا انجام این کارها بیشتر از ۱۰ دقیقه از ما وقت می‌گیرند یا خیر؟

بعد از این شما باید کاغذهای موجود در ظرف شماره ۱ را دوباره و با توجه به این سوال بررسی کنید. اگر پاسخ شما بله بود، کاغذ مربوط به پروژه را درون سطل ۳ بیندازید. اما اگر پاسختان خیر بود، کاغذ را به سطل شماره ۱ برگردانید.

سوال سوم

باز هم برمیگردیم سراغ کارهای سطل یا ظرف شماره ۱٫ اینجا باید از خودمان این سوال را بپرسیم که:

آیا خودم می‌توانم این کار را انجام دهم یا باید آن را برون سپاری کنم؟

اما اصلا چرا باید کاری را برون‌سپاری کرد؟ یکی از مهمترین اصول در برنامه ریزی و مدیریت کارها استفاده از زمان است. مثلا اگر کار تایپی دارید، بهتر است که آن را به فرد دیگری واگذار کنید و مبلغی را برای آن بپردازید. اما اهمیت این بخش آنجا مشخص می‌شود که شما می‌توانید در مدت زمانی که با برون سپاری این پروژه ذخیره کرده‌اید، مطالعه کرده و چیزهای جدیدی را یاد بگیرید. یا حتی به کارهایی بپردازید که قابل برون سپاری نیستند و باید خودتان به آنها رسیدگی کنید.

کاغذهای ظرف شماره ۱ را بررسی کنید. اگر کاری را می‌توانستید برون سپاری کنید، آن را درون ظرف شماره ۴ بیندازید. اما اگر کارهای شما قابل برون سپاری نبودند، آنها را به ظرف شماره ۱ برگردانید!

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی برای کنکور

برنامه ریزی دقیق به کمک نقشه راه

بعد از اینکه ۴ سطل یا ظرف خود را از کارهایی که باید انجام بدهیم پر کردیم، نوبت به آن می‌رسد که دوباره برگردیم سراغ سطل شماره ۱٫ در این مرحله ما باید برای تک تک  کارهایی که در این ظرف قرار دارند و مسلما فقط خودمان قادر به انجام آنها هستیم، نقشه راه یا اکشن لیست ترسیم کنیم. یک نقشه راه خوب به ما کمک می‌کند که قدم به قدم کارهای خود را برنامه ریزی کرده و بر طبق این برنامه‌ریزی به سمت آنها حرکت کنیم.

این کار از دو جهت اهمیت دارد. اول اینکه به شما کمک می‌کند تا با قطعه قطعه کردن کارها، یادگیری و انجام آنها را برای خودتان ساده‌تر کنید. علاوه بر آن مشخص بودن کارهایی که در آینده باید انجام دهید، به شما در برنامه ریزی روزانه خود کمک خواهد کرد.

مثلا اگر برای درس خواندن برنامه ریزی می‌کنید، داشتن یک نقشه راه به ما کمک می‌کند که بفهمیم چگونه با یکبار خواندن یاد بگیریم و از وقت و زمان خود به بهترین شکل استفاده کنیم. 

تهیه اکشن لیست

برای اینکه یک اکشن لیست مناسب داشته باشیم، باید مرحله به مرحله برای آن برنامه بنویسیم. مثلا فکر کنید که قرار همین مقاله را بنویسیم. خب باید برای آن چه کارهایی انجام دهیم؟ اصلا بگذارید اکشن لیست این مقاله را با هم طراحی کنیم.

1. آشنایی پیدا کردن با خود مبحث برنامه ریزی با استفاده از روش GTD
2. لیست کتابهایی که در این مورد نوشته شده
3. خرید یا دانلود کتاب ها
4. مطالعه کردن این کتاب‌ها یا بخشی از آنها
5. طراحی کردن ساختار کلی مقاله
6. شروع نگارش
7. قرار دادن تصاویر و لینک ها
8. انتشار مقاله

به همین شکل شما هم می‌توانید یک اکشن لیست برای هرکدام از کارهایی که درون ظرف ۱ قرار داده‌اید و خودتان باید آنها را انجام دهید درست کنید.

برخی پروژه ها را حین برنامه ریزی دور بریزید!

اگر دقت کرده باشید، تا الان کاری به ظرف شماره ۲ نداشته‌ایم. برای همین هم در آخرین بخش از مرحله تعریف می‌خواهیم به سراغ ظرف شماره ۲ برویم و کارهای درون آن را اولویت بندی کنیم. اما علاوه بر سطل شماره ۲، سطل ۵ هم تا الان خالی باقی مانده است. سطل ۵ در واقع به کارها و فکرهایی تعلق دارد که صرفا یکبار از ذهن شما گذشته‌اند و انجام دادن آنها اصلا منطقی نیست.

مثلا فکر کنید شما یک مهندس هستید اما در رویاهای خود این را در ذهن داشته اید که یک کتاب در مورد مدیریت ذهن بنویسید. این کار به ظاهر شدنی است. اما وقتی بیشتر به توانایی های خود نگاه می‌کنید، متوجه می‌شوید که اصلا از لحاظ نگارشی به سطحی نرسیده‌اید که بتوانید یک کتاب آموزشی بنویسید. علاوه بر آن به صورت تخصصی هیچ مطالعه‌ای هم در این زمینه نداشته‌اید. پس انجام چنین کاری واقعا از لحاظ منطقی درست به نظر نمی‌آید.

اینجاست که باید تک تک موارد موجود در سطل ۲ را بررسی کنید و آن هایی را که انجام دادنشان دور از ذهن است در سطل شماره ۵ قرار دهید. فراموش نکنید که همانطور که در مقاله مدیریت ذهن هم در مورد آن صحبت کردیم، تمام افکار موجود در ذهنش ما ارزشمند نیستند. پس بهتر است افکار اضافی را دور بریزید تا فضا برای تفکر و خلاقیت بیشت باز شود.

مرحله سوم برنامه ریزی ؛ ترتیب

در این مرحله باز هم برمی‌گردیم به سراغ سطل شماره ۱ و کارهایی که انجام دادن آن ها به عهده خودمان است. برای اینکه بتوانیم به خوبی برنامه ریزی کرده و تمام پروژه ها و کارهایی که داریم را سر وقت به پایان برسانیم، به یک زمان بندی خوب احتیاج داریم. این زمان بندی از دو جنبه اهمیت دارد. نخست اینکه با این کار ما می‌فهمیم چه کاری را چه موقع انجام دهیم. علاوه بر آن اولویت انجام کارها برایمان مشخص خواهد شد.

پس در قدم اول ما باید کارهای خود را به دو گروه تقسیم کنیم:

• کارهای پروژه محور
• کارهای زمان محور

در ادامه به شما خواهیم گفت که چگونه باید با هر کدام از این دو دسته رفتار کنیم.

۱-کارهای پروژه محور

این دسته از کارها دقیقا مثل همان مثال نگارش این مقاله هستند. کارهایی از این دست علاوه بر اینکه به یک نقشه راه و اکشن لیست نیاز دارند، باید طبق اولویت‌ها دسته بندی شوند. اولویت بندی صحیح در هنگام برنامه ریزی می‌تواند راندمان و بازده کاری شما را چند برابر کند. به همین دلیل هم بهتر است که قبل از انجام هر کاری، ابتدا پروژه های خود را بر اساس اولویت هایی که داریم ترتیب بندی کنیم.

مثلا اگر قرار است تز پایان نامه خود را بنویسید، بعد از تایید کردن و نوشتن پروپوزال باید به سراغ جمع آوری اطلاعات با مطالعه کتاب باشید. پس این کار اولویت بیشتری نسبت به شروع نگارش متن پایان نامه دارد.

۲- پروژه های زمان محور

این گونه پروژه‌ها زمان مشخصی دارند و شما خیلی لازم نیست کاری برای آنها انجام دهید. مثلا تولد همسر یا فرزندتان و یا تاریخ تحویل مدارک یا بسته پستی. اگرچه شما لازم نیست کار خاصی برای آنها انجام دهید، اما بهتر است بر روی یک سررسید یا تقویم روز مربوط به آنها را علامت‌گذاری کنید. این علامت‌گذاری به شما کمک خواهد کرد که از قبل برای آنها آماده باشید و برنامه ریزی لازم را برای رسیدگی به این پروژه ها انجام دهید. همچنین تمرکز کردن در هنگام انجام سایر کارها هم برای شما آسانتر خواهد شد. 

بیشتر بخوانید: تمرین های افزایش تمرکز و آرامش

مرحله چهارم برنامه ریزی؛ مرور

حافظه کوتاه مدت ما آنقدر ها هم قوی نیست که بتواند مطالب و برنامه های ما را برای مدتی طولانی درون خود ذخیره کند. به همین دلیل هم ما به این احتیاج داریم که مطالب را مدام برای خودمان مرور کنیم. در واقع مرور کردن به ما کمک می‌کند تا اطلاعات را به حافظه بلند مدت خود انتقال دهیم. برای برنامه ریزی هم همین موضوع صدق می‌کند. شما برای اینکه ذهنیت خود را بر پایه برنامه ای که نوشته‌اید شکل دهید، باید آن را بارها مرور کنید.

اما برای مرور باید چه کاری انجام دهیم؟ در این بخش دو نوع مرور به شما کمک خواهند کرد تا مطالب را به خوبی به ذهن بسپارید و به نوعی برنامه ریزی که خودتان  انجام داده‌اید را به سبک زندگیتان اضافه کنید.

بخش اول مرور هفتگی نام دارد. شما باید هر هفته کارها و پروژه‌هایی که در ظرف شماره ۱ قرار دارند را بیرون بیاورید و بررسی کنید که تا چه اندازه توانسته‌اید آنها را به سرانجام برسانید. این اتفاق سبب خواهد شد که شما بفهمید در عمل به برنامه خود چقدر جدی و موفق بوده‌اید؟

بخش دوم اما مرور ماهانه است. شما باید هر ماه پروژه‌های خود را از این منظر بررسی کنید که هر کدام تا چه اندازه شما را به اهداف و آرزوهایی که در سر دارید نزدیک کرده‌اند. این یعنی به نظر شما هر یک از این پروژه های تکمیل شده تا چه اندازه شما را به سمت اهداف بلند مدتتان هدایت می‌کنند؟ اگر جوابتان مثبت است که هیچ، اما اگر پاسخ منفی است باید تغییری در برنامه ریزی خود به وجود بیاورید.

بیشتر بخوانید: برای درس خواندن چگونه برنامه ریزی کنیم

مرحله پنجم برنامه ریزی ؛ شروع

خب، هرچه آماده سازی کردیم بس است، چون حالا وقت شروع و عمل به برنامه است. برای شروع شما باید بر اساس اولویت بندی که انجام دادید، اولین کار خود را انتخاب کرده و از فردا برای انجام آن برنامه ریزی کنید. این برنامه ریزی شامل ساخت اکشن لیست و طراحی نقشه راه هم خواهد شد، پس دقت کنید که آن را دقیق انجام دهید. برای درک اهمیت این موضوع لازم است بدانید که برنامه داشتن باعث افزایش تمرکز شما حین انجام کار خواهد شد.

در قدم دوم اما شما باید یک دفترچه تهیه کنید (یا می‌توانید از نسخه‌های الکترونیکی و اپلیکیشن‌ها استفاده کنید). این دفتر جایی است که شما ایده‌های جدید و نو خود را در آن یادداشت می‌کنید. چرا که فردی که سبک زندگی او بر اساس برنامه ریزی به سبک GTD است، باید همیشه یک دفتر برای یادداشت مطالب و ایده‌های جدید کنار خود داشته باشد.

در قدم سوم باید به سراغ سطل شماره ۳ برویم. جایی که کارها و پروژه هایی در آن قرار دارند که کمتر از ۱۰ دقیقه زمان ما را خواهند گرفت. سعی کنید طوری برنامه ریزی کنید که آنها را ظرف یکی دو روز تمام کنید و از شر بیش از حد فکر کردن به آنها خلاص شوید.

پس ظرف چهارم چه می‌شود؟

در قدم چهارم، همانطور که احتمالا حدس می‌زنید به سراغ سطل چهارم خواهیم رفت. کارها و پروژه هایی که در این سطح وجود دارند باید برون سپاری شوند. اما برای همین برون سپاری کردن هم بهتر است دو دسته را در نظر بگیرید:

1. برون سپاری کارمند محور
2. برون سپاری پروژه محور

دسته اول کارهایی مثل فروش محصولات هستند. این دسته از کارها ادامه‌دار سهتند و ما باید برای انجام آنها فردی را استخدام کنیم. اما دسته دوم به پروژه‌هایی مثل سفارش طراحی لوگو تعلق دارد. شما لازم نیست برای طراحی لوگو یک کارمند استخدام کنید، بلکه می‌توانید صرفا با سفارش آن به یک طراح پروژه خود را تکمیل کنید.

برنامه ریزی به سبک GTD ؛ سخن پایانی

خب، همانطور که دیدید به کمک روش GTD می‌توان تا حد زیادی از چیزها و کارهایی که ذهن مار مشغول می‌کنند فاصله گرفت و حتی آنها را فراموش کرد. به همین دلیل هم به شما توصیه می‌کنیم که اگر به دنبال پیشرفت هستید و دوست دارید در هنگام انجام کارهایتان ذهن متمرکز داشته باشید، حتما مرحله به مرحله این روش را به کار بگیرید تا بتوانید با برنامه ریزی و دسته بندی کردن کارهای خود، نتیجه دلخواه را بگیرید.